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Notificare un Verbale

La notifica di un Verbale all'intestatario o al conducente viene gestita attraverso l'entità 'Notifica'. Le Notifiche associate ai verbali sono i tentativi di notifica all'intestatario o al conducente effettuati. Ad ogni notifica è associato uno 'Stato' (che verrà spiegato nel dettaglio più avanti) che indica a che punto è l'invio del verbale ed una 'Spesa di Notifica', che viene sommata alle spese del verbale.

La notifica del verbale può avvenire:

• via Poste Italiane : in questo caso il verbale deve essere inserito in una distinta postale e la relativa notifica viene inserita automaticamente nel sistema (nello stato 'Spedita') al momento della creazione della distinta;

• via Messo Comunale : in questo caso la notifica nello stato 'Spedita' viene creata manualmente dall'operatore nel momento in cui viene compilata per essere spedita all'Intestatario o al Conducente.

In ogni caso un verbale da inviare deve essere stampato dopo l'inserimento della notifica per far sì che le spese del verbale siano comprensive delle spese della notifica stessa.

All'arrivo della risposta di una delle notifiche spedite si dovranno semplicemente aggiornare i dati presenti nella notifica e modificarne lo stato da 'Spedita' al nuovo stato, in base all'esito della notifica.

Compilare in modo preciso le notifiche dei verbali è fondamentale sia ai fini del calcolo delle spese totali che per la corretta stampa del verbale, sia per il tracciamento esatto del ciclo di vita del verbale.

 

Invio dei Verbali via Poste Italiane

Prima Notifica

Dopo che i verbali sono stati redatti attraverso la procedura di verbalizzazione dei servizi e delle infrazioni, bisogna stamparli ed inviarli per posta agli intestatari. Per fare questo è necessario inserire i verbali in una distinta postale.

La procedura da seguire è la seguente:

1. Andare nella pagina di inserimento della Distinta Prima Notifica (Gestione Verbali -> Verbali -> Distinte -> Prime Notifiche).

2. Inserire 'Dal N° Verbale', 'Al N° Verbale ', 'Anno Verbale', 'Dal N.Raccomandata' (numero della prima raccomandata da assegnare al primo verbale).

3. Premere 'Riempi Griglia'. Per ogni Verbale che fa parte dell'intervallo considerato il sistema crea una Notifica nello stato 'Spedita' con l'opportuno numero di raccomandata associato. La griglia sottostante viene popolata con i dettagli dei verbali, delle notifiche e dei numeri di raccomandata assegnati e la Distinta viene salvata nel database. E' possibile visualizzare le notifiche create per ogni verbale attraverso le icone con la freccia verde presenti a destra nella griglia.

4. Stampare Verbali, Bollettini e 23L da FastService.

5. Una volta stampati i 23L, prima di inviare i Verbali, su Evolution si inseriscono i codici a barre (AG) presenti nelle cartoline 23L per tutti i verbali della distinta, le relative notifiche verranno aggiornate automaticamente. Questo passaggio è necessario per avere a disposizione tutti i dati relativi alla notifica e pre aggiornare più velocemente le notifiche quando i 23L 'rientrano'.

6. A questo punto è possibile stampare la Distinta dell'invio di Prima Notifica dei Verbali, attraverso il bottone 'Stampa Distinta'.

7. Ora è possibile spedire i Verbali. La Distinta deve essere aggiornata. Si cerca la distinta da modificare, nella toolbar si seleziona 'Modifica'. I campi della distinta diventano scrivibili, si inseriscono 'Data Uscita Verbali', cioè la data in cui i Verbali sono effettivamente 'usciti' dal Centro Servizi ed inviati al Comune, e 'Data Postalizzazione', cioè la data in cui i verbali sono stati effettivamente consegnati all'Ufficio Postale, e si preme 'Salva' nella toolbar. Tutte le notifiche create con la distinta verranno aggiornate automaticamente con le date inserite nella Distinta.

8. A questo punto i Verbali sono stai inviati, quando le cartoline 23L 'rientreranno', bisognerà semplicemente aggiornare nel giusto modo lo stato delle Notifiche, già presenti nel sistema nello stato 'Spedita'.

Seconda Notifica (Via Poste Italiane)

Supponiamo di avere un insieme di Verbali per cui i precedenti tentativi di notifica all'intestatario non sono andati a buon fine. Per ognuno di questi Verbali nel sistema è presente almeno una Notifica in uno degli stati di 'mancata notifica' ('Mancata Consegna del Plico a Domicilio', 'Notifica a Societa Non Solidali', 'Notifica al vecchio Proprietario', 'Notifica al nuovo Proprietario'). Se a seguito della mancata notifica viene aggiornato l'intestatario del verbale o l'indirizzo dell'intestatario, i verbali devono essere reinviati via poste italiane ed è necessario quindi inserire i verbali in una distinta postale.

In questo caso la procedura da seguire è la seguente:

1. Aggiornare correttamente le notifiche precedenti non andate a buon fine.

2. Verificare che ogni verbale sia completo e se necessario modificare i dati dell'intestatario del Verbale.

3. Andare nella pagina di inserimento della Distinta Seconda Notifica (Gestione Verbali -> Verbali -> Distinte -> Seconde Notifiche).

4. Inserire i Verbali nella lista uno alla volta indicandone Numero e Anno negli appositi campi e premendo poi il bottone 'Inserisci Verbale'.

5. Una volta compilata la lista di Verbali da ri-notificare, si inserisce nel campo 'Dal N.Raccomandata' il numero della prima raccomandata da assegnare.

6. Premere 'Riempi Griglia'. Per ogni Verbale che fa parte dell'intervallo considerato il sistema crea una Notifica nello stato 'Spedita' con l'opportuno numero di raccomandata associato. La griglia sottostante viene aggiornata con i dettagli dei verbali, delle notifiche e dei numeri di raccomandata assegnati e la Distinta viene salvata nel database. E' possibile visualizzare le notifiche create per ogni verbale attraverso le icone presenti a destra nella griglia.

7. Stampare Verbali, Bollettini e 23L da FastService.

8. Una volta stampati i 23L, prima di inviare i Verbali, su Evolution si inseriscono i codici a barre (AG) presenti nelle cartoline 23L per tutti i verbali della distinta, le relative notifiche verranno aggiornate automaticamente. Questo passaggio è necessario per avere a disposizione tutti i dati relativi alla notifica e pre aggiornare più velocemente le notifiche quando i 23L 'rientrano'.

9. A questo punto è possibile stampare la Distinta dell'invio di Seconda Notifica dei Verbali.

10. Ora è possibile spedire i Verbali. La Distinta deve essere aggiornata inserendo 'Data Uscita Verbali', cioè la data in cui i Verbali sono effettivamente 'usciti' dal Centro Servizi ed inviati al Comune, e 'Data Postalizzazione', cioè la data in cui i verbali sono stati effettivamente consegnati all'Ufficio Postale. Tutte le notifiche create con la distinta verranno aggiornate automaticamente con le date inserite nella Distinta.

11. I Verbali sono stai inviati, quando le cartoline 23L 'rientreranno', bisognerà semplicemente aggiornare nel giusto modo lo stato delle Notifiche, già presenti nel sistema nello stato 'Spedita'.

Notifica al Conducente (Via Poste Italiane)

Supponiamo di dover notificare un verbale al conducente indicatoci dall'intestatario del verbale nella Comunicazione del Conducente.

In questo caso la procedura da seguire è la seguente:

1. Andare nella pagina di inserimento della Distinta al Conducente (Gestione Verbali -> Verbali -> Distinte -> Notifica Conducente).

2. Inserire i Verbali nella lista uno alla volta indicandone Numero e Anno negli appositi campi e premendo poi il bottone 'Inserisci Verbale'.

3. Una volta compilata la lista di Verbali da notificare, si inserisce nel campo 'Dal N.Raccomandata' il numero della prima raccomandata da assegnare.

4. Premere 'Riempi Griglia'. Per ogni Verbale che fa parte dell'intervallo considerato il sistema crea una Notifica nello stato 'Spedita' indirizzata al conducente indicato negli appositi campi del verbale con l'opportuno numero di raccomandata associato. La griglia sottostante viene aggiornata con i dettagli dei verbali, delle notifiche e dei numeri di raccomandata assegnati e la Distinta viene salvata nel database. E' possibile visualizzare le notifiche create per ogni verbale attraverso le icone presenti a destra nella griglia.

5. Stampare Verbali, Bollettini (se necessario) e 23L da FastService.

6. Una volta stampati i 23L, prima di inviare i Verbali, su Evolution si inseriscono i codici a barre (AG) presenti nelle cartoline 23L per tutti i verbali della distinta, le relative notifiche verranno aggiornate automaticamente. Questo passaggio è necessario per avere a disposizione tutti i dati relativi alla notifica e pre aggiornare più velocemente le notifiche quando i 23L 'rientrano'.

7. A questo punto è possibile stampare la Distinta dell'invio della Notifica al conducente dei Verbali.

8. Ora è possibile spedire i Verbali. La Distinta deve essere aggiornata inserendo 'Data Uscita Verbali', cioè la data in cui i Verbali sono effettivamente 'usciti' dal Centro Servizi ed inviati al Comune, e 'Data Postalizzazione', cioè la data in cui i verbali sono stati effettivamente consegnati all'Ufficio Postale. Tutte le notifiche create con la distinta verranno aggiornate automaticamente con le date inserite nella Distinta.

9. I Verbali sono stai inviati, quando le cartoline 23L 'rientreranno', bisognerà semplicemente aggiornare nel giusto modo lo stato delle Notifiche, già presenti nel sistema nello stato 'Spedita'.

Invio dei Verbali via Messo Comunale

Notifica Via Messo Comunale

Supponiamo di avere un Verbale per cui la notifica non è andata a buon fine. Per questo Verbale sarà presente almeno una Notifica in uno degli stati di 'mancata notifica' ('Mancata Consegna del Plico a Domicilio', 'Notifica a Societa Non Solidali', 'Notifica al vecchio Proprietario'). Supponiamo di voler tentare un'altra notifica via Messo Comunale.

In questo caso la procedura da seguire è la seguente:

1. Aggiornare correttamente le notifiche precedenti non andate a buon fine.

2. Verificare che il verbale sia completo e se necessario modificare i dati dell'intestatario del Verbale.

3. Andare nella pagina di inserimento di una nuova Notifica o andare sul Verbale, nella sezione 'Notifiche' e premere il bottone 'Inserisci Notifica'.

4. Inserire nella Notifica i campi per la spedizione del Verbale via Messo Comunale. In particolare inserire 'Ente Notificatore': 'Messo Comunale', inserire manualmente le 'Spese Notifica'. Nella sezione 'Esito Notifica' mettere 'Stato': 'Spedita'. Salvare la Notifica. La Notifica potrà essere anche aggiornata in seguito, l'inserimento in questa fase serve per fare in modo che le spese di questa notifica siano comprese nelle spese del Verbale.

5. Stampare il Verbale ed il relativo bollettino e, se necessario, la notifica messo comunale da FastService.

6. Spedire il Verbale ed aggiornare la notifica nello stato 'Spedita' inserendo le date di spedizione del Verbale.

7. A questo punto il Verbale è stato inviato. Quando sarà noto l'esito della notifica via Messo Comunale, si dovrà aggiornare adeguatamente lo stato della relativa Notifica, già presente nel sistema nello stato 'Spedita'.